¿Qué es una oficina moderna? De forma muy sencilla

Una oficina moderna es aquella que unifica la ergonomía, el diseño y la eficiencia energética. El objetivo es aumentar el rendimiento y bienestar de los trabajadores así como conseguir un ahorro energético mediante el uso de la tecnología.

¿Qué debe tener una oficina moderna?

La tecnología define a una oficina moderna

En una oficina moderna, cada equipo informático debe adaptarse al puesto de trabajo del empleado. Así aquellos puestos que requieran mayor potencia, como por ejemplo diseñadores gráficos o de modelos 3D, necesitarán ordenadores más potentes con procesadores capaces de gestionar estas tareas.

Una oficina moderna debe disponer de ordenadores de diseño en sus áreas de atención al cliente, para proyectar una imagen moderna y vanguardista. Evita ordenadores de torre donde los cables se perciben a simple vista, optando por modelos all-in-one o con CPU compacta.

En una oficina moderna, cuando el trabajador necesita presentar catálogos a los clientes, planos, diseños, presentaciones, de forma ágil y práctica deberá hacerlo con una pantalla de peana 360º que permita desplazar la pantalla en el plano horizontal y vertical.

Una oficina moderna se caracteriza también por disponer de espacios de uso específico con la tecnología adecuada. Por ejemplo salas de reuniones con pantallas de alta resolución 4K y un gran tamaño para poder exponer de forma muy atractiva proyectos.

También es muy común ver como, en las oficinas más modernas de multinacionales e importantes empresas, se configuran áreas de videoconferencias insonorizadas con paneles acústicos fonoabsorbentes y muebles destinados a colocar todo el material informático para llevar a cabo estas conferencias telemáticas.

Como veremos a continuación, la tecnología formará también parte activa de la eficiencia energética de la empresa.

Ahorro energético y sostenibilidad

Toda oficina moderna debe disponer de tecnología para fomentar un bajo consumo y alto aprovechamiento energético. Esto se consigue de las siguientes formas:

• Instalación de termostátos que regulen la temperatura a unos 24º en todas las estancias.
• Uso de dispositivos de climatización con calificación energética AAA. Esto quiere decir que consumirán hasta un 60% menos que los convencionales, ofreciendo las mismas prestaciones.
• Para evitar que equipos y dispositivos electrónicos queden en modo de espera o latente, consumiendo de esta manera energía, en las oficinas modernas se usan medidores de consumo de corriente y cajas digitales de ahorro de energía que estabilizan el flujo de corriente continua y alterna evitando picos de tensión y sobrecargas en la red que pudieran provocar daños en equipos informáticos e incrementar el consumo energético.
• El uso de detectores de presencia para activar o desactivar luces en zonas de paso.
• Sistemas de ahorro de agua como grifos con sensores de encendido y apagado o sistemas de realimentación para aprovechamiento de aguas.
• Uso de tecnología LED en todo tipo de iluminación. La tecnología LED se caracteriza por proporcionar luz blanca (ideal para el trabajo en oficinas) a un bajo coste y también por tener mucha más vida útil que otros sistemas de iluminación.
• Una estructura correctamente aislada que evite que se produzcan pérdidas térmicas y se aproveche al máximo la energía.

La domótica puede ser de gran ayuda en una oficina moderna, ya que permite regular y controlar de forma inteligente muchos aspectos de la misma. Por ejemplo la intensidad de las luminarias que dan iluminación a la oficina gracias a sistemas inteligentes de regulación lumínica. Estos sistemas se componen de potenciómetros conectados a un controlador con sensores fotoeléctricos los cuales captan la intensidad lumínica combinada de luz natural y artificial para ajustar el nivel de iluminación. De esta forma se consigue un ahorro notable de consumo eléctrico. Los sistemas domóticos de control de iluminación también son capaces de cerrar persianas en las horas centrales del día con más incidencia solar para evitar deslumbramientos y aislar mejor las estancias para favorecer su correcta climatización y aislamiento. Las oficinas modernas y vanguardistas tienen un fuerte compromiso con la sostenibilidad y la ecología, por lo tanto disponen de compartimentos de reciclaje para todo tipo de materiales. También ponen en práctica un consumo responsable intentando fomentar la economía circular; consumiendo productos de segunda mano o provenientes de empresas que ofrezcan garantías y certificados ecológicos.

Conexión de alta velocidad y segura en toda la oficina

Una oficina moderna y tecnológica debe garantizar un acceso rápido y estable a Internet. Dado que internet es el centro de trabajo para la mayoría de puestos como programadores, diseñadores gráficos, departamentos comerciales y de atención al cliente entre otros, garantizar una amplia cobertura en todas las plantas de la oficina permitirá dinamismo y movilidad en dichos puestos de trabajo. La oficina moderna dispondrá de accesos de fibra óptica a alta velocidad y un router que trabaje con los últimos protocolos de WiFi.

Para lograr esta cobertura completa deberás estudiar los puntos de sombra, es decir aquellas áreas que quedan fuera de la cobertura del router. Para cubrir estas zonas la oficina dispondrá de repetidores con antenas MIMO y una ganancia suficiente para que su diagrama de radiación sea lo más uniforme y extenso posible.

La seguridad digital es un aspecto imprescindible en toda oficina moderna, contar con sistemas de cortafuegos y antivirus potentes que eviten troyanos, phising, ransomware, virus y demás problemas que puedan darse y que comprometan la seguridad de los datos de la empresa.

Además de los anteriores sistemas de seguridad, deberá contar con RAIDS de discos duros, gobernados por un servidor que permita la compartición rápida de archivos en la intranet, para permitir copias de seguridad y evitar la pérdida de información, así como un sistema de alimentación ininterrumpida que evite daños por sobrecargas de la red eléctrica o apagón fortuito de la misma.

Una oficina moderna debe usar muebles con un diseño elegante 

Todas las oficinas modernas derrochan personalidad propia. Esto lo logran en gran medida gracias al mobiliario seleccionado. Suelen ser muebles de diseño de prestigiosos fabricantes, cuya estéticas es rompedora y llamativa. este tipo de muebles suelen usarse sobre todo en salas de espera, de reuniones, espacios de atención al cliente y zonas de paso.

Para el mobiliario de las zonas de trabajo en la oficina se optarán por muebles que resalten la amplitud y la iluminación del conjunto, por ejemplo seleccionando mesas de tableros blancos o de acabados de madera claros (nogal o arce) así como estructuras de marcos llamativos (de perfiles triangulares, marcos cerrados).

Las sillas de trabajo en una oficina moderna han de ser ergonómicas, con todos los mecanismos de adaptabilidad para que los usuarios estén plenamente cómodos. De esta forma se cuidará la salud de los empleados y se incrementará el rendimiento de la plantilla.

Las sillas ergonómicas de una oficina moderna han de ser personalizables al 100% en acabados, colores y diseño. De esta forma se adaptarán perfectamente a la imagen de nuestra empresa.

He aquí dos destacados ejemplos de sillas de trabajo de las oficinas modernas más populares:

La silla Aeron de Herman Miller es ideal para oficinas modernas ya que tiene una característica y fácilmente distinguible forma.

La Silla Liberty Task de Human Scale usa formas orgánicas para dotar de ergonomía y diseño a la oficina

Espacios pensados y adaptados para cada necesidad

Una oficina moderna debe disponer de espacios destinados a actividades concretas, en los cuales el desarrollo de actividades no interfiera con el resto de espacios.

De esta forma una empresa dispondrá de salas de reuniones, convenientemente insonorizadas y del tamaño necesario para llevar a cabo dichas reuniones de forma cómoda con todos los participantes.

Las zonas de descanso como el Office, el Stuff, comedor y cafetería deben ser acogedoras, y estar bien diseñadas de forma que el tránsito de las personas sea ágil, sin sufrir aglomeraciones.

Las oficinas de una oficina moderna deben disponer de todo tipo de material y dispositivos que faciliten el trabajo al empleado, así como disponer de un buen sistema de climatización que proporcione una temperatura estable, un sistema de depuración de aire mediante filtros HEPA (capaces de retener partículas volátiles como polen, polvo, bacterias y virus) y presentar una correcta insonorización para beneficiar la concentración de los empleados.

Las zonas de espera han de ser modernas, ya que son la primera parte que el cliente ve de la empresa, deberán estar especialmente cuidadas. Para ello dispondrán de decoración que transmita mensajes no verbales, tecnología que plasme tanto artes gráficas como información útil de la empresa mediante pantallas ultra planas.

Una oficina moderna deberá disponer de una sala de formación en la cual los trabajadores puedan actualizar sus conocimientos. Dicha sala debe contar con mobiliario específico para formación (sillas con pala de escritura, proyector, altavoces).

Conclusión: toda oficina moderna es aquella que se compromete con la salud y bienestar de sus trabajadores y por ello diseña cada espacio para adaptarlo a sus necesidades, entendiendo siempre que la salud y el bienestar de los trabajadores repercutirá en una mayor productividad y rendimiento. Las oficinas modernas han de respetar el medio ambiente y deben estar comprometidas con la sostenibilidad, la economía circular y el consumo responsable, ya que toda actividad económica debe perjudicar lo menos posible al ecosistema.