¿Quieres tener la mejor oficina del futuro?

La pandemia cuestionó la utilidad de las oficinas en pro del teletrabajo. La experiencia durante estos años ha demostrado que el modelo híbrido de presencialidad en la oficina y días de teletrabajo es casa es el ideal. Te contamos cómo será la oficina del futuro y cómo puedes empezar a diseñar la tuya integrando tecnología y ergonomía.

Es bien conocido que el teletrabajo tiene ventajas: ahorro de combustible, ahorro de tiempos de desplazamiento, comodidad a la hora de compaginar vida laboral y familiar etc. No obstante, las oficinas han demostrado ser elementos cohesionadores donde los equipos de trabajo socializan, intercambian ideas y suman sinergias para trabajar de forma conjunta y conseguir los objetivos de la forma más eficiente y productiva.

Por esta razón el mundo de la oficina está trazando un camino hacia el modelo híbrido, donde el trabajador es libre de gestionar franjas horarias para mejorar su productividad y puede alternar el teletrabajo con la presencialidad. Todo esto se lleva a cabo gracias a la planificación del trabajo por objetivos y al uso de herramientas telemáticas de comunicación y gestión de proyectos.

El futuro de la oficina avanza al diseño de espacios de trabajo:

• Open Space, espacios diáfanos y flexibles donde predomina la luminosidad y la amplitud de estancias.
• Espacios orgánicos, diseñados para facilitar el desempeño de los trabajadores y el tránsito.
• Incorporación de vegetación para dotar a la oficina de una imagen sostenible y ecológica.
• Entornos laborales ergonómicos, que se enfocan en la salud del trabajador. Estos entornos están dotados de sillas ergonómicas y mesas de trabajo de dimensiones y formas adaptadas al trabajador.
• La oficina del futuro se enfocará a la eficiencia y al ahorro energético, tanto con elementos activos que se encarguen de regular temperatura, apago o encendido de luces y gestión del agua como elementos de ahorro pasivos como el aislamiento térmico.
• Inclusión de tecnología que facilite la comunicación y el manejo de datos en tiempo real.

La gestión óptima del espacio será clave en las oficinas del futuro

Disponer de mobiliario de almacenaje y utilizar al máximo los sistemas de almacenamiento para la información digital permitirá ahorrar espacio. Hay que tener en cuenta que en las grandes urbes el precio por metro cuadrado es muy elevado y el ahorro de espacio supondrá la ganancia de una superficie útil muy valiosa. El ahorro del espacio permitirá generar áreas abiertas que invitan a la flexibilidad, a la transparencia y a la comodidad de los trabajadores.

Por un lado la oficina del futuro deberá gestionar la información física y el material mediante su almacenamiento en armarios, archivadores y cajoneras. Todos estos elementos deben tener el tamaño adecuado para aprovechar la verticalidad y optimizar al máximo el espacio de trabajo.

Por otro lado, se potenciará el uso de herramientas informáticas como ordenadores, tablets, smartphones etc para gestionar la información. La información digital es segura y no ocupa espacio físico, también se puede compartir y es accesible desde cualquier parte del planeta. Debido a esto, la oficina del futuro seguirá avanzando hacia una digitalización 100% donde el uso de información física será residual.

La inteligencia artificial cambiará por completo las oficinas

La inteligencia artificial es una tecnología que está introduciendose de forma rápida y efectiva en nuestras vidas, ya que nos facilita el acceso a la información de una forma orgánica y natural (mediante el uso de un lenguaje humano). La utilidad para el usuario particular es clara y evidente, tenemos ejemplo de ello:

• La IA se utiliza en nuestros teléfonos móviles para mejorar fotografías, reconocer nuestra voz, nuestro rostro etc.
• Se usa en los algoritmos de los buscadores que utilizamos para ofrecernos resultados acordes a nuestras preferencias.
• También se usa en las redes sociales para ofrecernos contenido compatible y afín a nuestros gustos.
• Las plataformas de difusión de cotenidos o streaming nos recomiendan videos como series y películas para ver.
• Los asistentes de voz nos dan información relevante y contextualizada de forma rápida (por ejemplo Alexa o Siri nos programan alarmas, nos dicen el tiempo etc).

¿Cómo afectará la introducción de las inteligencias artificiales en la oficina?

• La oficina del futuro integrará la inteligencia artificial para ofrecer un primer contacto con los clientes, ofreciéndoles información actualizada de la empresa y preguntándoles datos con el objetivo de conocer sus preferencias. Esto facilitará a los clientes, o potenciales clientes, conseguir información relevante respecto a productos y servicios. Para la empresa, la información proporcionada por el usuario permitirá elaborar un perfil de usuarios para gestionar estrategias de marketing, de desarrollo de productos y servicios novedosos y mejorar los ya existentes.
• Las oficinas incorporarán la inteligencia artificial para elaborar nuevo contenido de texto, imagen y video. La inteligencia artificial agilizará estas labores mediante el procesado de imagen y de video y la creación parcial de información de actualidad y de utilidad para los usuarios. Ejemplos de esto es ChatGPT de OpenAI, H2= para el análisis de datos, Microsoft Azure Machine Learning que se aplica a los desarrollos informáticos o Google Cloud AI Platform que ofrece una plataforma de de aprendizaje automático enfocado a la analítica con procesamiento mediante lenguaje natural. Tabline es otra inteligencia artificial específicamente indicada para agilizar la programación.

La tecnología aplicada a la salud en las oficinas del futuro

Factores como la luminosidad, el ruido, la temperatura y la calidad del aire son factores clave para cuidar la salud de los trabajadores. Está sobradamente comprobado que una empresa con trabajadores saludables presenta unos índices de productividad muy elevados. A su vez, los trabajadores que se sienten cuidados y seguros en su entorno de trabajo están más comprometidos con la empresa y muestran una mayor iniciativa.

Las oficinas del futuro incluirán:

• Mobiliario ergonómico de primeras marcas y adaptado a la particularidad de cada usuario. Por ejemplo sillería diseñada para un tipo de cuerpo específico y capaz de adaptarse mediante mecanismos a la postura dle usuario para evitar que desarrolle problemas cervicales o de espalda.
• Iluminación inteligente y de bajo consumo capaz de regularse en función de las condiciones de luminosidad ambientales, para ofrecer unos 500LUX constantes y con una distribución homogénea en toda la estancia. También será capaz de regular la temperatura de forma inteligente para adaptarse a cada situación.
• Sistemas de climatización avanzados que controlan no sólo la temperatura sino la humedad del ambiente, y la concentración de CO2. Estos emcanismos funcionan activando sistemas de regulación de los parámetros de cara a ofrecer un aire saludable a los trabajadores.
• Mecanismos de insonorización avanzados mediante el uso de sistemas de cancelación activos de ruido y elementos aislantes y fonoabsorbentes para ofrecer la mayor calidad de insonorización posible que evite que ruido externo se introduzca en la oficina y que el ruido se propague entre estancias.

La oficina del futuro ofrecerá diseños innovadores

El diseño de interiores de oficina ha sufrido una renovación muy disrruptiva durante los últimos tres años. Al concepto de Open Space se le suman otros como:

• Oficinas Total White, que incorporan el color blanco en abundancia para transmitir una imagen de amplitud y luminosidad potente.
• Inclusión de elementos industriales que generan espacios vanguardistas.
• Los diseños biofílicos que incorporan vegetación en los espacios de trabajo y la integran de forma orgánica y natural.
• La incorporación de decoración como arte conceptual, una forma interesante y única de transmitir conceptos e ideas.
• Los diseños minalistas dan lugar a espacios limpios y ordenados que reducen la distracción visual y mejoran la concentración.
• La inclusión de nuevos estilos como el Wabi Sabi, el estilo Zen o estilos eclécticos que mezclan conceptos de diseños orientales, industriales, clásicos y nórdicos.

La sostenibilidad como eje vertebrador de la oficina del futuro

Cada vez somos más conscientes de la importancia que proteger y preservar el medio ambiente tiene para no comprometer la disponibilidad de recursos ni a las generaciones futuras. Por esta razón la mayor parte de las empresas están incluyendo en su filosofía la sostenibilidad, reflejándola en sus procesos productivos, sus procesos organizativos, de comunicación y de consumo.

Las oficinas del futuro se orientan hacia la proyección de una imagen sostenible, que refleja un compromiso y responsabilidad con el cuidado del medio ambiente, la reducción de residuos y el enfoque hacia un consumo circular y sostenible.

El mobiliario reacondicionado, y el uso de productos que incorporen un alto nivel de componentes reciclados será un factor clave en la oficina sostenible dle futuro. En dicha oficina se intentará:

• Utilizar productos reciclados en su gran mayoría.
• Los productos deberán estar fabricados siguiendo una serie de normativas referentes a la sostenibilidad.
• Los productos consumidos serán reciclables en su gran mayoría.
• La oficina del futuro intentará reutilizar y ampliar la vida útil de los productos al máximo, por ejemplo utilizando mobiliario reacondicionado y optando siempre por reparar en vez de sustituir.
• En la oficina del futuro se llevará a cabo una concienciación de los trabajadores, incentivándoles a reciclar y a ahorrar energía. Hacer partícipes a los empleados de esta nueva y responsable filosofía será crucial.
• La empresa comunicará de forma no verbal, tanto en la oficina, su comunicación interna como en su publicidad, su estrategia sostenible y comprometida con el planeta. La sostenibilidad será un valor añadido que se percibirá de forma extremadamente importante tanto por empleados como por clientes de la empresa.

En conclusión: los pilares sobre los que se construirá la oficina del futuro son: la salud de los empleados, el diseño orgánico, estético y práctico, la inclusión de nuevas tecnologías que aumenten la productividad y el análisis de datos  y todos los elementos relacionados con la eficiencia energética y la sostenibilidad.