Oficinas Open Space ¿Qué son?

El concepto 'Open Space' hace referencia a entornos diáfanos. En el diseño de oficinas da lugar a espacios de trabajo amplios, luminosos, en los que la altura y la superficie juegan un papel fundamental. Las oficinas Open Space se caracterizan por fomentar un ambiente participativo y por implementar dinámicas de trabajo ágiles y efectivas.

Open Space, el cambio que se avecina en las oficinas post-Covid

La vuelta a la presencialidad en las oficinas viene asociada a un cambio en el paradigma del trabajo y la morfología de las oficinas, en las cuales se prima la ventilación, los espacios abiertos, donde el aire se renueva fácilmente y en general, se promueve un entorno saludable y colaborativo.

El concepto Open Space empezó a usarse en las grandes oficinas de la costa oeste de los Estados Unidos, concretamente en oficinas de empresas dedicadas a la tecnología. El lema "innovation for change" que dio lugar a las oficinas Open Space tiene como finalidad realizar cambios para mejorar la productividad, el rendimiento de los trabajadores, el bienestar de los mismos y por ello el compromiso con la empresa.

Las oficinas antiguas se caracterizaban por presentar una fuerte verticalidad entre departamentos, despachos etc. Cada uno de los departamentos y despachos se encontraba en un área determinada por paredes o tabiques. Esto da lugar a entornos cerrados donde la comunicación no siempre es efectiva, donde se fomenta un ambiente burocratizado poco dinámico y que no invita a la participación más allá de lo estrictamente necesario.

En las oficinas actuales y de nuevo diseño se prima la generación de entornos diáfanos y luminosos, inspirados en corrientes de diseño contemporáneas como el minimalismo, zen y estilos como el industrial o el nórdico. De esta forma se rompen las barreras de comunicación interdepartamental y además se crea un entorno saludable.

Ventajas de las oficinas Open Space

Las ventajas de esta tendencia son muchas y se perciben en muchos ambitos. Implantar espacios de trabajo Open Space trae los siguientes beneficios:

1. Se generan entornos de trabajo saludables, donde puede mantenerse una distancia efectiva entre los trabajadores sin perder por ello el ambiente colaborativo. En los entornos Open Space la ventilación es más efectiva y el aire se renueva rápidamente. El cestilo Open Space será el que primará en las oficinas post-covid.
2. La luminosidad es una pieza clave en este tipo de espacios de trabajo. Gracias a su amplitud en área y a sus dimensiones en altura se facilita la iluminación y su distribución de forma homogénea en todo el espacio.
3. Se fomenta la participación entre equipos y departamentos. Al presentarse una estructura de oficina abierta, establecer comunicación con otras personas de departamentos contiguos es mucho más sencillo. Se facilita la colaboración entre equipos lo que da lugar a un ambiente dinámico, lleno de propuestas y que promueve la innovación y el cambio. De esta forma se rompe con la férrea verticalidad interdepartamental de las antiguas oficinas.
4. Las oficinas Open Space proyectan una imagen moderna, un estilo corporativo dinámico y en muchos casos una imagen ecológica al incorporar elementos de vegetación. 

Desventajas de las oficinas Open Space

Las oficinas de espacios abiertos tienen desventajas, principalmente relacionadas con el aislamiento frente a ruidos y con el mantenimiento de la privacidad en ciertas circustancias. Para solventar estos problemas, en una oficina Open Space se deberá:

1. Generar zonas dedicadas a reuniones, las salas de reuniones deberán encontrarse en zonas compartimentadas e insonorizadas. De esta forma no se interfiere con los equipos que se encuentren fuera de la reunión y se mantiene la privacidad de la misma. Los espacios de juntas y reuniones se mantendrán aislados del resto del entorno.
2. Reservar despachos para situaciones donde la privacidad sea clave (espacios one-to-one). Aunque el área de trabajo habitual sea Open Space, tanto los directivos como los jefes de recursos humanos deberán disponer siempre de un despacho privado, correctamente aislado del resto de la empresa.
3. Generar entornos cerrados donde los trabajadores puedan decidir trabajar en el caso de que necesiten concentrarse de forma intensiva durante mucho tiempo. Este tipo de espacios se integran dentro del entorno Open Space como módulos insonorizados de alto rendimiento.
4. En concepto Open Space puede desembocar en caos y libre albedrío si no se acompaña de una correcta arquitectura a la hora de realizar el diseño de interior. Esto es debido a que en los entornos abiertos deberán limitarse y planificarse las zonas de paso para no influir en el resto de trabajadores. Un ejemplo de arquitectura interior de una oficina de estilo Open Space es establecer una isla central sobre la que confluyen todas las zonas de paso y de ahí se irradian trayectos hacia los diferentes departamentos. Esta es una forma eficiente y efectiva de distribuir el espacio dentro de entornos Open Space.

Conclusión: el Covid ha supuesto multitud de cambios dentro del entorno laboral, desde el teletrabajo hasta la aparición de nuevas arquitecturas de interior para oficinas. Lo que está claro es que la oficina va a sobrevivir, aunque de forma distinta y adaptada a los nuevos tiempos. Se ha producido un acelerón en la incorporación de cambios que tienen como objetivo fomentar la participación, crear espacios saludables y aumentar el rendimiento y el compromiso de los trabajadores. Con un porcentaje de vacunados muy elevado y con la vuelta al trabajo presencial, muchos empleados encontrarán como su espacio de trabajo ha mejorado y se ha adaptado pensando en la prioridad más grande para que la empresa funcione bien: el propio trabajador.