Consejos para organizar tu oficina de la forma más moderna

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Te contamos los mejores consejos para crear una oficina moderna y que a la vez sea práctica y eficaz. Una oficina que proyecte la imagen corporativa que deseas, que sea atractiva para tus clientes y donde los trabajadores se sientan cómodos y puedan desarrollar su trabajo de forma correcta.

organización en una oficina moderna

La organización es clave en toda oficina moderna

La organización en una oficina tiene como objetivo optimizar el espacio y ordenar la documentación para agilizar el trabajo de los empleados. De esta forma se aprovecha al máximo el área útil y se crea un espacio dedicado a guardar estos documentos de forma segura y accesible.

Recuerda que mantener el orden ayuda a proyectar una imagen sin interferencias de la empresa, sin interrupciones, sin sensación de caos, en la cual podremos orientar el enfoque y la atención del cliente donde deseemos.

Para todos es conocido que una primera impresión de una oficina donde reina el desorden es claramente negativa. El orden transmite control, autoridad y efectividad. Gracias al mobiliario de oficina específicamente pensado para el almacenaje conseguirás que la imagen de tu oficina sea correcta y moderna, permitiendo a la vez que los trabajadores optimicen su tiempo.

organización en una oficina moderna

¿Qué tipo de muebles de almacenamiento elegir?

Para organizar la oficina, una vez establecidos los puestos de trabajo en el punto anterior, seleccionaramos aquellas zonas sobre el plano en las que estableceremos material de almacenaje: cajoneras, librerías, estanterías, repisas, aparadores etc.

Con el objetivo de optimizar el espacio, podremos usar cajoneras e incorporarlas debajo de las mesas de oficina. Las cajoneras son un elemento muy versátil, que ocupa poco espacio y es práctico. Su practicidad viene dada porque, al incorporarse debajo del escritorio, hace más accesibles el material y los documentos que se usan con una frecuencia elevada.

Es de vital importancia que la mesa de trabajo presente un área despejada y muy ordenada, para ello pueden usarse bandejas verticales de almacenamiento de documento en un área lateral de la mesa. No obstante, en mesas destinadas a la atención a clientes lo ideal es que encima de la mesa únicamente se encuentre la documentación que va a ser entregada o mostrada al cliente.

Aprovecharemos al máximo el espacio de la oficina para organizarla e incorporaremos muebles de almacenaje en puntos no hábiles, por ejemplo detrás de columnas, esquinas etc. En estos sitios lo ideal es usar elementos como estanterías o armarios de gran altura, para aprovechar la verticalidad y aumentar el espacio de almacenamiento.

En las zonas aledañas a los puestos de trabajo es de utilidad usar armarios o aparadores, en el caso de que no queramos interrumpir la linea de visión directa. Los armarios altos o modulares sirven también para diferenciar áreas de trabajo de forma sutil y discreta.

Los aparadores tienen un uso especialmente indicado en aquellos lugares en los que deseamos disponer de una superficie de apoyo para colocar material en zonas comunes, salas de presentaciones, de formación etc. De esta forma aprovechamos la superficie para colocar material informático, pantallas o dispositivos de visualización, documentación en bandejas superpuestas etc.

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La oficina organizada y con estilo

Una vez comentada la metodología de planificación de estructura de una oficina moderna y la selección de muebles destinados al almacenamiento es hora de seleccionar las piezas de mobiliario más atractivas y modernas.

Gracias a los distintos y variados tipos de muebles de almacenamiento disponibles en el mercado, podremos jugar con multitud de colores, texturas y configuraciones para crear una oficina moderna, de diseño y perfectamente ordenada.

Los muebles modulares son aquellos cuya morfología permite que sean colocados en distintas formas, manteniendo una homogeneidad en el estilo y sin romper la estética del entorno.

Existen muebles modulares de acabados en madera, colores o incluso metálicos con la minaciones lacadas. Un ejemplo de este tipo de muebles de diseño son los armarios modulares del fabricante USM Haller. USM Haller introduce en el mundo del mobiliario un nuevo concepto mediante el cual se pueden ensamblar los elementos que forman parte de la estructura unos con otros, aumentando las posibilidades de configuración hasta el infinito.

organización en una oficina moderna

Aprovecha las ventajas de los documentos digitales

Para garantizar una estética moderna, diáfana y limpia, es necesario establecer unos principios de minimalismo. Una manera de llevar a cabo esto es utilizar en formato de papel sólo aquellos documentos que deban tener dicho formato. La documentación digital no ocupa espacio, es accesible, segura y no se deteriora.

Con esta práctica, aumentaremos el espacio disponible, despejaremos mesas de trabajo y permitiremos que los muebles de almacenaje se dediquen a aquellos documentos y material de verdadera importancia.

¿Cómo debe ser la decoración en una oficina moderna?

Mantener el orden y el estilo en una oficina moderna, con el trasiego de trabajadores y el ajetreo diario es complicado. Aveces la decoración, si no se gestiona bien, puede ser un inconveniente, un impendimento en el desarrollo normal de la actividad.

Un ejemplo de oficina con una mala gestión de la decoración sería aquella en la que se ha usado una decoración vertical en zonas de visión directa del cliente o zonas de tránsito de trabajadores. Como por ejemplo plantas artificiales de decoración o figuras decorativas que entorpezcan el paso o el área de trabajo de los empleados.

Para acertar en la decoración de una oficina moderna y que a la vez sea organizada lo ideal es usar características del estilo minimalista, intentando generar espacios ámplios, con la decoración justa y comedida. De esta forma evitamos sobrecargar el espacio y presentar una estética caótica o poco práctica. Un buen consejo sería el uso de mobiliario de oficina de diseño para cubrir dos facetas: la funcional y la decorativa. Esto se debe a que el mobiliario de oficina de hoy en día tiene un grado de configuración muy elevado, pudiendo elegir a demanda el color de las sillas, el tipo de tela o piel a usar, el acabado de las mesas, color de estructura etc.

organización en una oficina moderna

También es importante seleccionar cuidadosamente el tipo de decoración que colocamos en la oficina. La decoración debe agradar a nuestros clientes o clientes potenciales, debe ceñirse al estilo decorativo elegido para la oficina o ser ecléctica (que su integración con el resto del entorno no resulte ridícula aún perteneciendo a un estilo decorativo distinto). No uses motivos decorativos como figuras o cuadros que puedan representar temas controversiales, la oficina no tiene que representar los gustos particulares de nadie, sino proyectar una imagen corporativa consistente y agradar a clientes y trabajadores.

organización en una oficina moderna

La iluminación como elemento decorativo

Una oficina, por normativa de prevención de riesgos laborales debe disponer de luminarias de luz blanca fría que proporcionen una intensidad lumínica de unos 500 LUX (intensidad óptima y recomendada para trabajar en ordenadores).

No obstante, como luz complementaria o en zonas donde no se trabaje con ordenadores (por ejemplo una sala de espera,un office o el staff de la empresa) pueden utilizarse lámparas complementarias con diseños muy atractivos. De esta forma conseguiremos una iluminación de apoyo que a la vez tendrá una función decorativa. En el mercado existen multitud de lámparas de escritorio y de pie con estilos muy atractivos y novedosos. Esto nos otorgará un gran abanico de posibilidades y mucha flexibilidad a la hora de decorar la oficina para que tenga una estética lo más moderna posible.

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