Ventajas de disfrutar de una Smart Office

Las oficinas inteligentes, también denominadas Smart Office, tienen características tecnológicas avanzadas que les permiten ser muy eficientes energéticamente, así como proporcionan potentes herramientas de control domótico y de conectividad. Te explicamos todas las características y las ventajas que te puede proporcionar una Smart Office.

Características de una Smart Office

Las oficinas inteligentes son tendencia y el futuro del mundo de la oficina y de la creación de entornos de trabajo. Las Smart Office disponen de multitud de sensores interconectados que permiten realizar todo tipo de mediciones, tanto del interior como del "exterior" de la oficina. Cuando hablamos de "exterior" de la oficina nos referimos a la medición en tiempo real de parámetros de ventas, valoraciones e interacciones de los clientes, y todo tipo de datos para ser conscientes en tiempo real del estado "online" de la empresa.

La oficina inteligente dispondrá de sistemas de control domótico, los cuales serán capaces de:

• Controlar la temperatura y la humedad del interior de la oficina. Para ellos, unos termostatos conectados a un controlador central como Home Kit, serán capaces de bajar las persianas, subir o bajar el climatizador o incluso mover las cortinas para evitar que la luz refleje sobre las pantallas de ordenador. Estos sensores dotan a la oficina de un alto nivel de autonomía.
• Detección de presencia para el apagado de luces, y de sistemas informáticos. La Smart Office sabrá mediante estos detectores, quién está en la oficina o si está vacía, en este caso procederá a apagar las luces y los sistemas de climatización. También se asegurará que las puertas y ventanas están cerradas así como de conectar la alarma para evitar robos.
• Paneles de medición en tiempo real de la actividad en redes sociales de la empresa, la interacción de los usuarios en dichas redes sociales, el número de ventas de productos o contratación de servicios etc. Esto dependerá mucho de la actividad de la empresa. Por ejemplo en una agencia de marketing se reflejarán los hitos y el alcance de objetivos en una campaña publicitaria, en una empresa de venta online de productos se podría mostrar el número de usuarios conectados a la página, qué paginas están viendo, cuántos productos han comprado y la opinión sobre los mismos.
• La Smart Office podrá controlarse mediante una aplicación que centraliza toda la información de la oficina y está disponible tanto en las tablets como en los ordenadores.
• Cada puesto de trabajo dispondrá de un ordenador equipado con la última tecnología, capaz de ejecutar a gran velocidad todo tipo de programas y procesar información velozmente. Los ordenadores anticuados no tienen cabida en una Smart Office, ya que estas trabajan con programas de alto rendimiento y ejecutan aplicaciones en la nube.
• Las Smart Office tienen un sistema de guardado de datos seguro, una NAS, que realiza copias de seguridad con frecuencia para evitar la pérdida de información (y por ello de trabajo). Además estos datos serán accesibles, mediante una VPN, desde el exterior. De esta forma los usuarios podrán tener disponible su trabajo en el caso de que se encuentren fuera de la oficina por motivos de viaje o teletrabajo.
• Una VPN, una red privada virtual, será la puerta de conexión a toda la información de la empresa. Gracias a este tipo de conexiones, la información permanecerá en todo momento almacenada de forma confidencial. En una smart office la seguridad de los datos es primordial y de una elevada importancia.
• Las oficinas inteligentes tienen espacios adaptables, y multipropósito. De esta forma los espacios adaptables, también llamados Flex Spaces, pueden configurarse bajo demanda y adaptarse a multitud de situaciones. Consiguen este objetivo gracias a disponer de mobiliario de oficina específicamente capacitado para este cometido: sillas plegables y apilables, biombos con soportes de pantalla y ruedas.
• Las oficinas inteligentes incluyen la última tecnología en el mobiliario de oficina, como por ejemplo mesas elevables eléctricas y muebles de videoconferencia portátiles, que pueden crear espacios de videollamadas ad hoc (o incluso aulas de formación).

Ventajas de las Smart Office

• Las Smart Office son en esencia ergonómicas. Esto quiere decir que se preocupan en la salud del trabajador y consideran esta salud como una pieza clave del motor de la empresa. Esta cultura de la salud se refleja en que dispone de mobiliario con un alto grado de ergonomía: sillería de gama alta con multitud de mecanismos de ajuste, mesas de distintos tamaños según necesite el usuario, sistemas de almacenaje de documentación y todo tipo de muebles modulares que permitan reconfigurar espacios.
• Las Smart Office propician la interacción de los usuarios así como su comunicación. De esta forma el ambiente colaborativo está siempre presente. Esto da lugar a que las oficinas inteligentes muestren un desempeño excepcional y un alto rendimiento de los trabajadores.
• En las oficinas inteligentes el ahorro energético y la sostenibilidad están muy presentes. De esta forma, además de las ventajas económicas que esto supone, se consigue transmitir una imagen comprometida con el medio ambiente que crea un ambiente de implicación de los trabajadores.
• La medición en tiempo real de todos los datos permite que una smart office pueda desplegar nuevas estratégicas como respuesta a una crisis de forma ágil y rápida. De esta forma se gana tiempo y es una ventaja sobre la competencia.
• Los sistemas de seguridad de almacenamiento de documentos permitirán que, en caso de que se produzca el deterioro de algún sistema o un error humano, pueda recuperarse toda la información en un tiempo récord y de forma segura.

¿Por qué las Smart Office son el futuro de los espacios de trabajo?

Las Smart Office se enfocan en el cuidado de la salud de los trabajadores, en el análisis de datos y en la eficiencia energética - sostenibilidad. De esta forma, aunando estos tres conceptos, se puede asumir una posición mucho más competitiva, en la que los trabajadores se impliquen y comprometan con la empresa y en la que los recursos se aprovechen y gestionen eficazmente (ahorrando costes y siendo sostenible con el medio ambiente).

El futuro de la Smart Office avanza de la mano de los últimos avances tecnológicos y científicos, de esta forma el concepto de oficina inteligente estará en un ciclo constante de renovación y actualización.