Tipos de archivadores de documentos para guardar información sensible
Los sistemas de almacenaje son imprescindibles en toda oficina y espacio de trabajo. Aunque cada día se maneja más información digital, hay cierto tipo de información que aún debe estar almacenada en formato físico. Realizar un correcto almacenamiento de esta evitará que los documentos se extravíen o se degraden y estropeen. Te contamos cuáles son los principales sistemas de archivo en oficinas.
Archivadores metálicos de columna
Este tipo de archivadores son los más demandados dentro de las oficinas. Al ser de metal son muy resistentes, ya que se trata de mobiliario que suele estar en constante uso y recibe golpes y una apertura y cierre constantes, el estar fabricados en metal aumenta en gran medida su durabilidad.
Otra ventaja de este tipo de archivadores es que ocupan un área muy reducida, ya que aprovechan el “crecimiento vertical” para el almacenaje. Esto quiere decir que pueden colocarse en cualquier rincón; por ejemplo al lado de una fotocopiadora, en una esquina de la oficina o al lado de una columna.
Suelen disponer de un etiquetado para indiciar la documentación y localizarla fácilmente. En su interior disponen de colgadores para carpetas, por lo cual podremos compartimentar la información de forma muy óptima.
A la hora de elegir un archivo metálico en formato columna deberemos fijarnos en sus tiradores. Los más efectivos para este tipo de muebles son los de metal en formato de muesca (que no sobresalgan del mueble sino que estén integrados en su factor de forma).
Las cajoneras con archivo para documentos
Ya hemos hablado largo y tendido en este blog sobre las cajoneras. Las que tienen opción de archivador podrán cumplir la función de indiciar todo tipo de documentación con la ventaja de tenerlas siempre a mano (ya que se colocan cerca del escritorio o bajo el tablero de la mesa). Este tipo de muebles archivo se suelen usar para aquella documentación que utilizamos y consultamos con una alta frecuencia.
Las cajoneras con archivador pueden o no tener ruedas, siendo la opción rodante la más recomendada ya que aporta polivalencia, versatilidad y movilidad.
¿Cuáles son las cajoneras con archivo más recomendadas? Sin duda alguna, si nos dan a elegir entre una cajonera con archivo de madera y otra metálica, será esta última la más adecuada. Como siempre repetimos, los sistemas de almacenaje de documentación son los de uso más frecuente, es muy probable que durante el uso no se les de un cuidado excesivo. Nos referimos a que suelen sufrir cierres bruscos del cajón del archivo, en cuyo interior puede haber bastante peso en documentación. Al ser de metal tienen ese grado extra de robustez que amplia su durabilidad en gran medida.
Las cajoneras de metal siempre serán más convenientes incluso cuando sólo sean de cajones. Recuerda que es un mueble que se coloca a los pies del usuario y al lado de la silla de oficina. Es muy frecuente que reciban alguna patada o algún golpe con la base metálica de la silla (y dichos golpes suelen ser fuertes). Aunque supongan un desembolso algo mayor que las cajoneras de melamina, su alta duración amortiza la compra.
Los armarios archivo
Nos encontramos ante la opción con más volumen de almacenamiento, y está indicada para aquellas empresas que tienen un uso extenso de documentos. Seguramente las hayas visto en asesorías, despachos de abogados o consultoras. Este tipo de empresas almacena mucha documentación y necesita tenerla disponible por muchos meses. Suelen tener varios de estos armarios de archivo. Como la documentación que guardan es confidencial, es indispensable que dispongan de llave y cerradura. Sin ser este un método infalibre (ya que haciendo palanca estos archivadores podrían abrirse) es un sistema de seguridad que unido a los propios sistemas de cierre de la empresa hará más dificultoso el acceso a la documentación a terceros no autorizados.
Muy importante a tener en cuenta antes de comprar este tipo de armarios: que tengan sistema antivuelco. Este sistema es indispensable ya que al extraer los cajones el armario podría volcar con el peso y producir algún daño material y, lo que es mucho personal, algún daño físico al trabajador. Aparte del sistema antivuelco, y si el armario tiene una altura considerable, es idóneao anclaro con algún sistema a la pared. Recuerda que la seguridad y cuidar la salud de los trabajadores va por delante de todo, y cuando se trata de muebles metálicos y voluminosos debemos ser especialmente cuidadosos para prevenir cualquier tipo de accidentes.
Recomendaciones generales para elegir tu sistema de archivo para oficina
Ten en cuenta estos pasos para realizar una compra acertada:
- Calcula las necesidades volumétricas de almacenamiento de tu empresa con dos años vista. Ya que este tipo de muebles tienen una durabilidad muy grande, te recomendamos que sobredimensiones tu adquisición. ¿Qué quiere decir esto? Quizás a día de hoy en tu empresa pieses que un mueble con dos cajones puede almacenar la documentación que usáis pero… ¿Y dentro de un año o dos? Si se te agota el sistema de almacenaje de documentación tendrás que pedir una nueva unidad, lo que produce una separación de la información y quizás el modelo que adquieras no sea el mismo que ya tenías por motivos de discontinuidad de producto o agotamiento del stock. Es mejor que pienses por lo menos en 24 meses vista.
- Selecciona aquellos muebles metálicos que te ofrezcan mayor duración y sean resistentes. Quizá si quieres cuidar mucho la estética de tu negocio te decantes por uno de madera, que tiene una estética más afable y menos tosca que los metálicos (que tienen un disñeo industrial y funcional muy acentuado). Si la estética no es una prioridad los archivos metálicos te ofrecerán la forma más práctica de almacenar documentación. Si bien es cierto que son más caros que los metálicos, duran mucho más. Cuando hablamos de más duración nos referimos a que el archivo metálico te acompañará siempre en tu empresa y podrás revenderlo el día que necesites uno mayor sin ningún tipo de devaluación pronunciada que haya sido provocada por defectos del uso.
- Pîde archivos con llave y cerradura, aunque creas que a día de hoy no los necesitas, en un futuro podrías querer guardar documentos que no desees que estén a la vista de todos. Normalmente estos armarios, como si de un coche se tratase, vienen con dos llaves. Una de uso habitual y otra de emergencia por extravío. Cuida cautelosamente quien accede a los documentos con la llave.
- El sistema antivuelco puede evitar desgracias e infortunios como accidentes producidos por el vuelco del armario. Imaginate que los cajones superiores se empeizana usar antes que los inferiores, esto produciría un desplazamiento del centro de gravedad del mueble. Cuando lso cajones superiores estuviesen extendidos, el centro de gravedad se desplazaría a la parte frontal del mueble ejerciendo una fuerza que se distribuiría en dos dimensiones, hacia el suelo y hacia la pared, lo que conllevaría en el vuelco del armario. Los sistemas antivuelco se encargan de que esto no ocurra.
- El elemento que más desgaste sufre en un archivo es el tirador, búscalo metálico y que esté bien anclado a la estructura. También suelen sufrir desgaste los rieles de los cajones, no nos encontramos ante un simpel cajón, al almacenar carpetas colgantes con mucha información su peso será considerable. Este peso produce una fuerza de fricción en los rieles y una fuerza de tracción al extraer los cajones. Si dichos rieles son metálicos no habrá problema, huye de todo tipo de opciones que encuentres con rieles de madera, de PVC u otro material que no sea metálico.
